Hacer un presupuesto con los precios y el formato de la empresa
- Primera versión funcional
- < 2 h
Objetivo
Un skill que entiende en una frase qué hay que presupuestar y para quién, busca al cliente en el fichero de la empresa y cada concepto en la tarifa, monta el presupuesto sobre la plantilla de siempre con el número que toca de la serie y lo entrega con las cuentas comprobadas y la fila apuntada en el registro.
Cómo funciona
En un primer lugar el usuario dice en una frase qué hay que presupuestar y para quién, «hazme un presupuesto para Talleres Ruiz, doce ventanas de aluminio de 120 por 100 y el montaje», y el skill la traduce a líneas de presupuesto: concepto, unidad, cantidad y cliente.
Después busca al cliente en el fichero de clientes, por razón social, por NIF o por el nombre con el que se le llama de verdad, y copia su ficha entera con la dirección, las condiciones de pago y el descuento que tenga pactado, que es justo lo que se pierde cuando el presupuesto se hace duplicando el del mes pasado. Cada concepto lo busca en la tarifa por sentido y no por coincidencia literal, porque en una lista de precios el mismo producto aparece escrito de tres maneras. Ningún importe sale de otro sitio: si un concepto no está en la tarifa, no se estima.
Lo que no puede mirar lo pregunta de una vez y con las opciones ya puestas para elegir: el precio que falta, el descuento si no está pactado, la validez de la oferta o cuál de los dos clientes con el mismo apellido es el bueno. Van en una sola tanda porque tres preguntas seguidas cuestan más tiempo que rellenar el presupuesto a mano.
Con eso monta el documento sobre la plantilla de la empresa, o sobre el último presupuesto emitido si no hay plantilla, y sustituye solo los datos: el logo, la tipografía, el orden de las columnas y los textos legales del pie se quedan como están. El número sale de la serie mirando cuál fue el último, con su mismo formato, y no se reutiliza ni se salta ninguno. Las cuentas se hacen y se comprueban: cantidad por precio en cada línea, subtotal, descuento, impuesto y total, con el redondeo y el impuesto que aplique la plantilla.
Para acabar lo contrasta todo con las fuentes originales: cada precio se compara con la fila de la tarifa de la que salió, los datos del cliente con su ficha letra por letra y el número con los presupuestos ya emitidos. Entrega el documento, apunta la fila en el registro para que el siguiente número salga bien y dice qué preguntó, qué precios usó y con qué fecha de tarifa se ha trabajado.
- Entregable
- El presupuesto numerado, en el mismo formato y con la misma cara que los que ya emite la empresa.
- La fila apuntada en el registro de presupuestos: número, fecha, cliente, importe y validez.
- La ficha del cliente nuevo preparada para darlo de alta, cuando no estaba en el fichero.
- Un informe con la fila de la tarifa de la que salió cada precio, qué se preguntó, qué número se asignó y el resultado de cada comprobación.
- Stack
- Claude Cowork
- Skill propio de Claude
- Skills de Excel y Word
- La tarifa y el fichero de clientes
- El registro de la serie
- Contraste con las fuentes
Por qué importa
Hacer un presupuesto es sobre todo buscar: el precio en la tarifa, los datos del cliente en su ficha, el número que toca y si las sumas cuadran. Un asistente lee los Excel que la empresa ya tiene y monta el documento sobre su propia plantilla, sin que nadie copie un dato de un archivo a otro.
Posibles mejoras
- 01Avisar de los presupuestos que llegan a su fecha de validez sin respuesta. El registro ya guarda la fecha, pero mirarlo no es tarea de nadie, así que la oferta caduca y la llamada de seguimiento se hace tarde o no se hace.
- 02Convertir el presupuesto aceptado en pedido sin volver a teclear las líneas, que hoy se copian a mano de un documento a otro con el riesgo habitual de que se copien mal.
- 03Actualizar el ERP: sacar de ahí el cliente, la tarifa vigente y el número de la serie, y dejar el presupuesto creado colgando de su cuenta. Mientras todo eso viva en Excel, el presupuesto bueno acaba en una carpeta y alguien lo vuelca después a mano, si se acuerda.
A tener en cuenta
- legal
Un presupuesto es una oferta: obliga a quien lo firma y sale con datos del cliente dentro, personales cuando es un particular. Importa dónde se procesan la tarifa y el fichero de clientes tanto como que las cuentas cuadren.
- dependencia
El skill vale lo que valga la tarifa. Si el Excel de precios está desactualizado, el presupuesto sale desactualizado y cuadrado. Lo que hace es decir de qué fila y de qué fecha salió cada precio, no adivinar cuál es el bueno.
- dependencia
La numeración solo es fiable si la serie vive en un sitio. Si mientras tanto alguien emite un presupuesto a mano desde otro ordenador, dos ofertas pueden acabar con el mismo número. El skill avisa cuando encuentra un hueco o un duplicado, pero no puede impedirlo.
- futuro
Lo que no está escrito en ningún sitio se pregunta: un concepto que no está en la tarifa, un descuento que no está pactado o una condición de pago que solo sabe el comercial. El presupuesto sale solo cuando la tarifa está completa, y cuando no lo está sale con preguntas.